旬刊 商事法務　No.1883（11月25日臨時増刊号）－2009年版株主総会白書

株主総会白書

□2009年版□

－株券電子化対応と「エコ総会」への流れ－

商事法務研究会　編

◇概　説◇

　はじめに

　一　企業をめぐる動向

　　（１）一般的動向　（２）会社法制の動向

　二　株主総会をめぐる動向

　　（１）一般的動向　（２）プロ株主の動向と利益供与事件　（３）株主提案権　（４）総会決議取消訴訟

　◇株主総会運営の実態◇

　　（１）調査対象・期間　（２）主要な調査項目　（３）集計・分析方針

　第一章　総会の準備

　一　会場の設営

　　（１）議決権を有する株主数　（２）剰余金の処分（配当）の決定機関　（３）総会開催日時の決定

　　（４）総会の開催場所　（５）総会開催場所の選択理由　（６）貸ホール等の会場の予約時期　（７）総会場に用意した設備・機器等

　　（８）出席株主用の座席数　（９）準備した座席数の過不足　（10）総会場以外に用意した別室の有無　（11）予備会場の使用状況

　二　総会運営の準備

　　（１）総会の準備の開始時期　（２）総会リハーサルの実施状況　（３）リハーサルの準備内容

　　（４）リハーサルに参加した役員（５）社外参加者とその役割　（６）想定問答集の用意と質問数　（７）想定問答集の作成目的

　三　総会情報

　　（１）総会前の株主との接触　（２）書面による事前質問等　（３）「動向をマークする株主」（４）出席株主へのお土産

　　（５）ＩＲ活動　（６）株主懇談会の開催　（７）株主総会のビジュアル化　（８）委任状における株主確認の対応方針

　四　招集通知

　　（１）計算書類等の監査提出前の手続　（２）監査役会の開催日までの日数　（３）総会招集の取締役会の回数

　　（４）総会招集決定の取締役会開催日　（５）招集通知の作成スケジュール　（６）招集通知のミス防止策

　　（７）招集通知校了後の誤記等の発見の有無とその対応　（８）株主からの提案権行使　（９）監査役会の監査報告の記載

　五　議決権の行使状況

　　（１）書面投票制度または委任状制度の採用状況　（２）議決権行使期限の特定　（３）議決権行使書面または委任状の返送率

　　（４）議案に「否」の指示のある議決権行使書面または委任状の比　（５）「否」の指示のある外国人機関投資家等の有無

　　（６）「否」の指示のあった議案　（７）議決権の不統一行使　（８）大株主からの包括委任状の提出　（９）自社における安定株主比率

　第二章　株主からの閲覧・謄写請求

　一　閲覧・謄写請求の件数

　　（１）株主からの書類閲覧・謄写請求総件数　（２）閲覧・謄写請求をする株主の類型　（３）各種書類に対する閲覧・謄写請求の有無、請求への対応

　二　閲覧・謄写請求への対応

　　（１）閲覧・謄写請求への対応方　（２）個別株主通知の取扱い　（３）謄写に要する費用の徴収

　第三章　総会当日の事務・運営

　一　総会の受付

　　（１）会場整理に動員した社員の数　（２）受付事務のための証券代行機関の応援の有無

　　（３）会場内外の警備・整理のために動員した外部機関　（４）株主資格の確認方法　（５）株主以外の代理人の入場の可否

　　（６）持物チェック・持込制限の有無　（７）議事途中の入場者確認の有無　（８）出席株主への整理票等の交付

　二　総会の進行

　　（１）総会の所要時間　（２）総会の議長と回答者　（３）動議提出の有無　（４）退場命令等の有無

　　（５）議長交替の有無　（６）議決権個数の報告　（７）議場における採決方法　（８）採決結果の報告方法

　　（９）監査役（会）による監査報告　（10）辞任監査役の意見陳述　（11）議案の審議方法

　三　総会の出席者

　　（１）総会の出席者　（２）議決権行使の促進策　（３）「動向をマークする株主」　（４）出席した一般株主の増減

　　（５）社員株主の出席と総会への関与の仕方　（６）取締役、監査役、執行役員の出席状況　（７）法律顧問、公認会計士の出席状況

　四　質問と説明

　　（１）議場における発言株主の数　（２）発言時間制限の有無　（３）議案に対する質問　（４）事前質問状

　　（５）質問に対する回答拒否　（６）監査役に対する質問　（７）想定問答集　（８）質問内容　（９）質疑打切り

　第四章　総会後の事務

　一　総会後の議事録の作成

　　（１）総会議事録の作成時期　（２）議事録の作成に係る職務を行った取締役　（３）総会議事録への押印

　　（４）総会議事録への質疑内容の記載（５）議案の賛否の数の記載等

　二　総会前後の株主への通知物

　　（１）株主宛に送付した通知物　（２）決議通知の記載内容　（３）配当金の支払時期・方法

　第五章　その他

　一　役員の総会に対する関心の変化

　二　総会担当者の感想

　三　利益供与等防止策

　四　総会運営に関する電子化

　五　四半期配当に対する具体的な対応

　六　役員退職慰労金制度の見直し

　七　企業買収防衛策の導入

　八　投資ファンドへの対応

　九　財務報告に関する内部統制

　一〇　総会のコスト削減策

　一一　総会での環境対策

　一二　総会での新型インフルエンザ対応

　一三　その他の感想